STATUTO Area 03 – Distretto 30
Art. 1 Denominazione
Sotto la denominazione di Area 03 – Distretto 30 si riconoscono i Club di Zonta International costituiti nel territorio delle regioni Valle d’Aosta, Piemonte, Liguria e del Principato di Monaco.
Art. 2 Scopo
L’Area 03 – Distretto 30 favorisce lo scambio e la collaborazione tra i Club dei territori menzionati all’Art. 1; è coordinata dall’Area Director, che rappresenta le istanze dei Club in seno al Distretto 30 di Zonta International. L’Area 03 ha funzioni di gestione amministrativa tra i Club e il Distretto, così come previsto dall’Art. XIII Sezione 4 delle Bylaws di Zonta International.
Art. 3 Membri
Tutti i Club Zonta di Valle d’Aosta, Piemonte, Liguria e Principato di Monaco sono membri dell’Area 03. I Club sono rappresentati dalle Presidenti, che hanno funzione di Delegate. In caso di impossibilità a partecipare alle riunioni statutarie o ad altre indette su richiesta o concordate con l’Area Director, la Presidente del Club può essere rappresentata da una sostituta (vice Presidente vicaria o vice Presidente o altro membro del Consiglio Direttivo o del Club), con delega scritta che conferisca potere decisionale per il Club rappresentato.
Art. 4 Sede
La sede dell’Area 03 coincide con il domicilio dell’Area Director, mentre la sede ai fini fiscali coincide con il domicilio della Tesoriera di Area.
Art. 5 Quote Sociali
I Club, in quanto membri dell’Area, corrispondono per ciascuna associata una quota annuale determinata con i due terzi dei voti delle delegate (Art. XIII Sezione 5(b) (2) delle Bylways di Zonta International) in occasione della prima riunione di Area del biennio. La quota, unitamente ad un contributo assicurativo, deve essere versata entro il 31 maggio di ogni anno a valere per l’anno sociale successivo.
Art. 6 Organi dell’Area 03
Gli organi dell’Area sono:
1- l’Assemblea di Area, altrimenti detta Riunione delle Presidenti
2- Il Comitato di Area
3- Il Comitato Nomine
4- Il Comitato dei Revisori dei Conti
6.1 L’Assemblea di Area
Ogni Club ha il diritto di farsi rappresentare all’Assemblea di Area dalla delegata o da una sua sostituta.
Il Club che conta più di 30 membri, ed è in regola con il pagamento delle quote associative, ha diritto ad una seconda delegata o sostituta.
Le riunioni di Area sono aperte a tutte le socie, senza diritto di voto.
L’Assemblea di Area si riunisce due volte durante l’anno sociale; la prima delle due riunioni deve essere convocata non oltre il 20 ottobre e la seconda non oltre il 15 maggio. Durante l’assemblea di maggio del primo anno sociale si procede con le elezioni dei componenti il Comitato di Area e del Comitato Nomine per il biennio successivo, nonché dei componenti il Comitato dei Revisori dei Conti. Almeno una delle quattro riunioni di Area deve prevedere un programma di formazione per coloro che svolgono un incarico all’interno del Club. Almeno una delle quattro riunioni di Area deve prevedere un Seminario di approfondimento di una tematica riguardante la mission zontiana.
La convocazione dell’Assemblea, contenente data, luogo e ordine del giorno, è inviata ai membri dell’Area in lingua italiana e in lingua francese a mezzo posta elettronica a cura dell’Area Director almeno trenta giorni prima della data in cui si terrà l’Assemblea. L’eventuale richiesta di inserire punti nell’ordine del giorno dovrà pervenire all’Area Director nei trenta giorni precedenti la convocazione (sessanta giorni dalla data in cui si terrà l’Assemblea). La richiesta, comunicata per iscritto da parte della Presidente del Club proponente, dovrà contenere l’oggetto, una breve descrizione della questione e l’eventuale proposta di delibera.
Il calendario delle assemblee è stabilito in occasione della prima riunione di Area. In caso di variazione della data o del luogo, gli organi dell’Area devono essere consultati con un mese di anticipo.
L’Area Director, sentito il Comitato di Area deve convocare un’assemblea straordinaria nel caso in cui la metà più uno dei Club lo richiedano. Il Comitato di Area può decidere autonomamente di convocare un’assemblea straordinaria.
Il verbale di ciascuna assemblea, redatto in lingua italiana e in lingua francese, è inviato a mezzo posta elettronica dalla Segretaria nei trenta giorni successivi alla data in cui si è tenuta la riunione. I Club hanno trenta giorni di tempo per far pervenire eventuali emendamenti o correzioni. Il verbale è composto anche dalle relazioni presentate durante l’assemblea sottoforma di allegati. Una copia del verbale in lingua inglese è inviato alla Governor del Distretto 30.
L’assemblea di Area è organizzata a cura di un Club. La quota di iscrizione è stabilita dal Club con parere favorevole dell’Area Director, sulla base di indicazioni emanate durante la prima assemblea del biennio. Eventuali deficit o benefici sono di spettanza del Club organizzatore. L’assemblea può essere organizzata anche da più Club insieme, con la divisione degli oneri e degli eventuali introiti.
Competenze dell’Assemblea di Area
1. Approvare il verbale dell’assemblea precedente
2. Approvare il bilancio preventivo e consuntivo annuale dell’Area
3. Stabilire le quote annuali, come disposto dall’Art. 5
4. Stabilire le regole di rimborso per i membri del Comitato di Area e promuove linee guide per i Club in materia di rimborsi alle delegate per la partecipazione alle Conferenze di Distretto e alla Convention Internazionale
5. Eleggere l’Area Director, la Vice Area Director e la Tesoriera per il biennio successivo
6. Eleggere i membri del Comitato Nomine
7. Eleggere i Revisori dei Conti
8. Discutere e deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno
9. Assumere le delibere necessarie inerenti la Conferenza di Distretto e la Convention Internazionale
10. Adottare e modificare lo Statuto di Area
11. Deliberare lo scioglimento dell’Area
Le deliberazioni sono prese per alzata di mano, a meno che l’Assemblea non decida di procedere, in taluni casi, con votazioni a scrutinio segreto e sono valide se ottengono un numero di voti superiore alla metà del numero totale di votanti. In caso di parità, prevale la decisione dell’Area Director.
Le decisioni relative alla modifica dello Statuto e allo scioglimento dell’Area sono valide se ottengono un numero di voti superiore ai due terzi del numero totale di votanti.
Le elezioni hanno luogo a scrutinio segreto e sono valide con il voto della maggioranza dei presenti aventi diritto al voto. In caso di parità, si procede a nuove elezioni.
Per quanto non espressamente previsto si rimanda all’Art.XIII Sezione 11 (b) delle Bylaws di Zonta International e al Manuale di Distretto (pagg 71 e 72)
6.2 Comitato di Area
Il Comitato di Area è composto dall’Area Director, dalla Vice Area Director, dalla Tesoriera e da una Segretaria bilingue (italiano-francese), oppure da due Segretarie (di cui una di madrelingua francese). La nomina della o delle segretarie è di spettanza dell’Area Director. Tutte le altre cariche sono elettive.
Il Comitato di Area è l’organo esecutivo dell’Area. Attua i mandati e le decisioni dell’Assemblea di Area ed è investito dei poteri per la gestione ordinaria e straordinaria dell’Area, fatti salvi quelli che lo statuto attribuisce all’Assemblea. Il Comitato di Area si riunisce almeno una volta l’anno, su convocazione dall’Area Director. Della riunione è redatto un verbale sottoscritto dalle presenti.
6.2.1 Funzioni dei membri del Comitato di Area
Area Director
E’ eleggibile all’ufficio di Area Director la Zontiana che abbia già servito Zonta nel ruolo di Presidente. I compiti dell’Area Director sono previsti dall’Art. VII delle Bylaws di Zonta International, che disciplina la figura e il ruolo dell’Area Director all’Art. XIII Sezione 6 (a) e all’Art. XIII Sezione 7 (c).
I principali compiti dell’Area Director, meglio specificati all’Art. XIII Sezione 7 (c) delle Bylaws di Zonta International e nel Manuale di Distretto, sono i seguenti:
1. Riferire alla Governor
2. Fungere da collegamento tra i Club dell’Area 03 e il Board del Distretto 30
3. Assicurare che i membri del consiglio direttivo dei Club e i membri delle commissioni eletti e nominati firmino la Dichiarazione di conflitto di interessi (disponibile sul sito web di Zonta International)
4. Dirigere le riunioni di Area e i workshop almeno una volta l’anno
5. Mantenere i contatti con le Presidenti dei Club e sostenere i Club in base alle loro esigenze.
6. Visitare i Club dell’Area almeno una volta nel biennio
7. Inviare periodicamente ai Club una newsletter
8. Ricevere conferma dai Club che gli Statuti dei Club siano stati adottati e periodicamente rivisti
9. Rappresentare gli interessi dei Club dell’Area al Board di Distretto ed informare i Club delle decisioni assunte negli incontri del Board.
Vice Area Director
I principali compiti della Vice Area Director, meglio specificati all’Art. XIII Sezione 8 delle Bylaws di Zonta International e nel Manuale di Distretto, sono i seguenti:
1. Assistere l’Area Director nello svolgimento dei propri doveri
2. Assumere le responsabilità dell’Area Director in caso di sua assenza o di incapacità di assolvere ai propri compiti
L’Area Director può inoltre assegnarle specifici compiti e comunicarli alla stessa e all’Assemblea dell’Area in occasione della prima riunione del biennio.
Tesoriera
La Tesoriera di Area ha funzioni autonome all’interno del Comitato di Area ma riferisce all’Area Director. E’ di sua competenza l’apertura e il mantenimento di un conto corrente bancario intestato a “Zonta International Area 03 –D30”. Per l’operatività del conto corrente bancario di Area la firma dell’Area Director è necessaria ma disgiunta da quella della Tesoriera. La Tesoriera mantiene i rapporti con i Club per quanto attiene il pagamento delle quote sociali dovute all’Area e al Distretto. Provvede alla richiesta delle quote per iscritto almeno due mesi prima della scadenza accertandosi che tutti i Club siano in regola con il pagamento delle quote di Distretto per la partecipazione con diritto di voto o per esercitare il diritto di delega ad altro Club (proxy) in occasione della Conferenza di Distretto. La Tesoriera è responsabile del versamento delle quote al Distretto. La Tesoriera è responsabile del mantenimento dell’assicurazione prevista per ciascun membro dei Club associati all’Area.
La Tesoriera deve presentare annualmente all’Assemblea di Area, per l’approvazione, il bilancio preventivo e quello consuntivo.
Il mandato della Tesoriera può essere svolto per due bienni successivi.
Segretaria
L’Area Director nomina una segretaria bilingue o, in caso di impossibilità, due segretarie, che dovranno svolgere gli stessi compiti nelle rispettive lingue (italiano e francese). La segretaria verbalizza le riunioni delle assemblee di Area e provvede nei termini previsti all’invio del verbale ai Club.
Alla Segretaria potranno essere demandati altri compiti dall’Area Director.
6.3 Comitato Nomine
E’ composto di tre persone ed è presieduto dalla candidata che ha ottenuto il maggior numero di voti.
Possono essere membri del Comitato Nomine tutte le socie che abbiano già servito Zonta come Presidente di Club.
I membri del Comitato nomine non possono essere rieletti nel biennio successivo e, sempre per il biennio successivo, non possono candidarsi ad un’altra carica di Area o di Distretto.
Compito del Comitato Nomine è quello di individuare le Zontiane più idonee ad assumere un incarico a livello di Area sulla base dei requisiti previsti dalle Bylaws di Zonta International. Per l’incarico di Tesoriera varranno i titoli professionali.
La Presidente del Comitato Nomine contatta tutti i Club dell’Area entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello delle elezioni. Il Comitato Nomine esamina le candidature pervenute entro il 1° marzo dell’anno in cui hanno luogo le elezioni ed invia entro il 1° aprile ai Club il verbale della riunione con i nominativi delle candidate eleggibili per i diversi ruoli.
La Presidente del Comitato Nomine stabilisce le modalità di presentazione delle candidate in occasione dell’Assemblea elettiva.
Un membro del Comitato Nomine può essere rimosso dall’Area Director in caso non rispetti le regole previste dalle Bylaws di Zonta International per il Comitato Nomine di ciascun livello (Internazionale Art. XI Sezione 6 – Distrettuale Art. XIII Sez. 13 (f) – Club Art. XIV Sez. 8 (f) ).
6.4 Comitato dei Revisori dei Conti
Le revisori dei conti esaminano le scritture contabili e le pezze giustificative che devono essere presentate loro dalla Tesoriera ogni anno, almeno tre settimane prima dell’assemblea primaverile. Il Comitato deve presentare all’Assemblea di Area un rapporto scritto sul controllo eseguito.
Art. 7 Esercizio
L’esercizio contabile ha inizio il 1° giugno e termina il 31 maggio.
Art. 8 Beni dell’Associazione
Tutti i beni, di qualsiasi natura, acquisiti dall’Area, sono di proprietà collettiva dei Club dell’Area. La responsabilità dei beni dell’Area è esclusivamente dell’Area Director, che non può in alcun caso alienarli.
Art.9 Scioglimento dell’Associazione
In caso vengano meno le condizioni per la prosecuzione dell’Associazione (chiusura di almeno due terzi dei Club), il patrimonio residuo e le eventuali eccedenze attive risultanti dal bilancio di liquidazione dopo il pagamento di ogni passività saranno devoluti alla Fondazione di Zonta International
Art.10 Altre disposizioni
Tutto quanto non è previsto nel presente Statuto è demandato alle Bylaws di Zonta International, al Manuale di Distretto, nonché alle Robert Rules.
Sono altresì previste regole di procedura (Rules) dell’Area 03 e un regolamento dei rimborsi spese che saranno approvati entro sei mesi dall’entrata in vigore del presente Statuto e ne costituiranno parte integrante.